Actualizado 2026
Muchas comunidades de propietarios funcionan durante años sin entender bien qué papel tiene el administrador de fincas ni qué obligaciones asume al ser contratado. Sin embargo, cuando surgen problemas —una derrama impugnada, una obra urgente mal gestionada o una morosidad que no se resuelve— es cuando los vecinos se preguntan qué debería haber hecho el administrador y si es posible reclamarle. En este artículo explicamos de forma clara las funciones del administrador de fincas, sus responsabilidades legales y los límites de su actuación.
¿Quién es el administrador de fincas y qué dice la ley?
El administrador de fincas es el profesional encargado de gestionar los asuntos administrativos, económicos y técnicos de una comunidad de propietarios o de un patrimonio inmobiliario privado. En el ámbito de las comunidades de vecinos, su figura está regulada por la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), concretamente en sus artículos 13 y 20.
En España, la profesión de administrador de fincas está representada por los Colegios Territoriales de Administradores de Fincas. La colegiación no es obligatoria por ley para ejercer la profesión, aunque sí proporciona garantías adicionales: seguro de responsabilidad civil, formación continua y control deontológico. Es muy recomendable contratar siempre administradores colegiados para garantizar estas salvaguardas.
Funciones principales del administrador de fincas en una comunidad
El artículo 20 de la LPH establece las atribuciones del administrador. Entre las más relevantes se encuentran: velar por el buen régimen de la casa, instalaciones y servicios, supervisando el mantenimiento de elementos comunes y coordinando los servicios contratados; preparar el plan de gastos previsibles, elaborando el presupuesto anual de la comunidad para su aprobación en junta; atender a la conservación y entretenimiento del inmueble, contratando reparaciones urgentes y comunicando a la junta las obras necesarias; ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, gestionando su contratación y seguimiento una vez aprobados; efectuar los pagos y hacer los cobros pertinentes, gestionando la tesorería de la comunidad; y actuar como secretario, siendo responsable de la custodia de los libros de actas y el archivo documental de la comunidad.
¿Cuándo es necesario tener un administrador de fincas?
La LPH establece que la comunidad debe tener los cargos de presidente, secretario y administrador, pero permite que el presidente asuma también las funciones de secretario y administrador en comunidades pequeñas, haciendo innecesaria la figura profesional externa. Sin embargo, contar con un administrador de fincas profesional es prácticamente imprescindible en comunidades medianas y grandes por varias razones de fondo:
- La gestión contable, fiscal y laboral de la comunidad requiere conocimientos técnicos específicos que el presidente habitualmente no posee.
- La normativa que afecta a las comunidades es cada vez más compleja: accesibilidad, eficiencia energética, protección de datos (LOPD), prevención de riesgos laborales…
- La gestión de la morosidad requiere un seguimiento sistemático y, en muchos casos, acciones judiciales.
- Las comunidades con empleados (conserjes, jardineros) tienen obligaciones laborales y de seguridad social que no pueden gestionarse sin formación especializada.
Responsabilidades y límites de la actuación del administrador
El administrador de fincas actúa como mandatario de la comunidad, lo que significa que tiene la capacidad de actuar en su nombre dentro de los límites del mandato que le han conferido los propietarios. Sus facultades están claramente acotadas: no puede adoptar decisiones que competan a la junta de propietarios (aprobar derramas extraordinarias, contratar obras de gran importe, modificar reglas de la comunidad); puede ordenar reparaciones urgentes por iniciativa propia para evitar daños, pero debe dar cuenta inmediata a la junta; y no puede comprometer el patrimonio de la comunidad más allá del presupuesto aprobado sin autorización expresa.
Cuando el administrador actúa fuera de estos límites, puede incurrir en responsabilidad civil frente a la comunidad. Por eso es importante que el contrato de servicios delimite claramente sus atribuciones y los importes máximos que puede comprometer sin autorización de la junta. También es recomendable que el administrador informe a la comunidad sobre la necesidad de actualizar el estado de la ITE cuando corresponda.
Qué hacer si el administrador no cumple sus obligaciones
Si hay sospechas de que el administrador no está gestionando correctamente la comunidad, los propietarios tienen varias vías de actuación: solicitar rendición de cuentas, que es obligatoria al menos una vez al año; convocar junta extraordinaria para tratar la gestión del administrador, pudiendo solicitarla cualquier propietario al presidente; cesar al administrador por acuerdo de mayoría simple en junta, aunque si hay contrato en vigor puede generarse una indemnización; ejercitar acciones civiles de responsabilidad si el administrador ha causado perjuicios económicos a la comunidad por negligencia; y denunciar ante el Colegio si está colegiado, que puede abrir un expediente disciplinario.
Criterios para elegir un buen administrador de fincas en Madrid
A la hora de seleccionar un administrador de fincas para tu comunidad en Madrid, conviene valorar: que esté colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid; que disponga de seguro de responsabilidad civil profesional; que tenga experiencia acreditada en comunidades de tamaño similar a la tuya; que ofrezca acceso digital a la documentación de la comunidad (recibos, actas, presupuestos); que cuente con equipo propio para la gestión de incidencias; y que pueda aportar referencias de otras comunidades que administre. Solicitar al menos tres presupuestos comparativos es una práctica muy recomendable antes de tomar la decisión.
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